Empodere sua equipe jurídica através da tecnologia

Empodere sua equipe jurídica através da tecnologia

Escritórios de advocacia mais modernos e inovadores tendem a desenvolver equipes pró-ativas e engajadas

Mudanças são sempre difíceis. Seja uma mudança de casa ou de rotina, fazer algo de uma forma diferente do que era feito antes sempre traz desconforto, insegurança e, por que não dizer, também uma pouco de preguiça. Afinal, alterar a forma como lidamos com algo requer esforço e comprometimento.

Por isso mesmo que implementar novas ferramentas e automações em escritórios de advocacia precisa ser uma estratégia bem pensada e realizada de forma cuidadosa, para que as mudanças possam empoderar a equipe, levando os profissionais a serem mais pró-ativos e engajados.

Nos últimos 3 anos aqui na Justto, tive experiências das mais diversas com implementação de novas tecnologias em empresas e departamentos jurídicos, e sei que esse processo requer cuidados que são simples, mas que fazem toda a diferença na receptividade da equipe à inovação e a adaptação dos profissionais a processos mais modernos e eficazes.

Por isso, resolvi compartilhar com vocês as 5 lições que aprendi nesse período, para facilitar o seu processo de inovação jurídica no seu escritório ou departamento.

1. Estabeleça fases da transição

O primeiro passo para os gestores é admitir que as mudanças sempre são um momento crítico e que é papel da liderança tornar essa jornada rumo à inovação algo mais agradável para a equipe.

Do ponto de vista técnico, as inovações e ferramentas de automação podem ser implementadas com bastante rapidez. No entanto, a velocidade aqui pode ser um problema e não uma solução: as pessoas que vão operar e lidar com as ferramentas precisam de tempo para se adaptar e compreender as mudanças. Por isso, sempre sugiro que não se execute uma inovação da noite para o dia: é importante estabelecer fases de transição, que funcionam como um momento de ambientação que evita que os profissionais do seu time se assustem ou se mostrem mais resistentes à novidade.

Ser transparente sobre as fases da transição para as novas tecnologias e sobre os prazos que os profissionais da equipe terão para se adaptar são ações cruciais para que o time possa se sentir acolhido, se engajando na digitalização dos seus afazeres e cooperando com o processo de inovação.

2. Contra-ataque insegurança com informação

O desconhecimento é uma das principais causas de insegurança. Ao não ter certeza do que vai acontecer, em geral as pessoas tendem a entrar em “modo pânico”, encontrando todo tipo de receio ou tendo um viés pessimista em relação às novidades, especialmente aquelas que envolvem tecnologia, novos sistemas ou nomenclaturas que elas ainda desconhecem – como Machine Learning, Inteligência Artificial ou Mineração de Dados.

Depois de estabelecer e divulgar as fases da transição, garanta que um dos primeiros passos da implementação de uma nova tecnologia em seu escritório é a informação. Explique cuidadosamente o que vai mudar e como a mudança vai ocorrer, dê o máximo de informação possível sobre todas as fases e se esforce em oferecer momentos de treinamento em que a equipe possa aprender a usar novos sistemas, tecnologias ou equipamentos.

Como fornecedores de inovação tecnológica, aqui na Justto sempre nos esforçamos para oferecer aos nossos clientes workshops, oficinas, palestras, webinars e até mesmo atendimento personalizado para explicar o passo-a-passo do uso dos nossos sistemas. Percebemos que muitas vezes as equipes dos escritórios de advocacia ainda desconhecem as vantagens e benefícios da automação e da tecnologia jurídica.

Em geral, os profissionais se tornam muito mais receptivos e confortáveis em usar novos sistemas quando entendem que os robôs serão usados especialmente para a realização de tarefas repetitivas, descobrindo que outras muitas oportunidades de carreira vão surgir para atividades mais especializadas e/ou estratégicas,  definição de teses vencedoras, buscar medidas preventivas para causas-raízes e entendimento global do perfil da carteira do cliente, que não podem ser realizadas por máquinas.

3. Deixe claro que haverá apoio e tempo para o aprendizado

Quando já somos especialistas, muitas vezes esquecemos como todo começo tende a ser um pouco mais sofrido e exigir um pouco mais de esforço. Os primeiro passos diante de uma novidade sempre são mais inseguros e podem deixar as pessoas receosas de não conseguirem manter a mesma produtividade de antes. Isso pode impactar no moral do time, o que pode ser externado como uma falta de motivação ou engajamento com as novas tecnologias e inovações que estão sendo implementadas.

Um jeito de levantar o moral da equipe nesse momento é oferecer um tempo razoável para que os profissionais aprendam e se adaptem às novas tecnologias e sistemas digitalizados. Caso algumas pessoas do time consigam se adaptar mais rápido, convide-as a compartilhar seu conhecimento com quem ainda está “patinando” ou precisando de mais tempo para se ambientar à novidade. Além de deixar o time mais unido, é uma oportunidade para identificar quem são os “líderes” naturais em direção a mudança.

4. Esteja aberto ao feedback

Por mais preparado que esteja o fornecedor, existem momentos em que as dificuldades são específicas do seu setor, do seu departamento ou da sua área de atuação. Programe sessões de feedback com a sua equipe, onde as pessoas se sintam confortáveis de explicar quais são as suas principais dificuldades ou desafios no uso cotidiano do sistema.

Se possível, convide seu fornecedor de tecnologia para essa sessão, ou compartilhe com ele os principais feedbacks. A plataforma da Justto, por exemplo, recebeu uma série de ajustes, adaptações e personalizações baseada exatamente no feedback dos nossos clientes em relação a necessidades que eles tinham no seu dia a dia.

Além de criar um canal de comunicação com o fornecedor que ajuda a melhorar a tecnologia jurídica da sua empresa, isso faz com que o seu time se sinta ouvido pela gestão, evitando que possíveis problemas ou entraves temporários se acumulem e se transformem em insatisfação profissional.

5. Aposte na horizontalidade e no ``faça o que eu faço``

Um dos principais desafios para os diretores e executivos é abraçar não só as novas tecnologias, mas também os novos formatos de trabalho do mundo moderno. Os profissionais de hoje em dia têm mais expectativas sobre participar dos processos de decisão, dar opiniões e verbalizar o que estão percebendo, como mostra uma pesquisa da Kantar sobre o Futuro do Trabalho.

Por isso, além de trazer a tecnologia jurídica à sua empresa, é bacana pensar em como também trazer mais horizontalidade para o ambiente de trabalho, evitando a tomada de decisões “à portas fechadas” ou a adoção de estratégias “de cima para baixo” (o famoso top-down) sempre que possível.

Além das sessões de feedback, diretores, gestores e líderes podem também se engajar nas oficinas, aulas e palestras JUNTO com a equipe. Afinal, todos vão precisar aprender sobre os impactos da automação e da tecnologia no dia a dia, e perceber que a liderança também precisa se atualizar ajuda a lembrar que a digitalização afeta a todos os funcionários do escritório de advocacia ou departamento jurídico. É uma horizontalidade quase discreta, mas que demonstra que todos precisarão passar juntos por essa jornada de atualização tecnológica.

Para lembrar

Inovar é apostar no novo, e viver algo novo nunca é tarefa fácil. Como uma startup, sabemos que é preciso resiliência, persistência e foco para superar desafios, e por isso entendemos bem as dores de quem precisa se adaptar às novas tecnologias.  Por isso, nos dedicamos a ajudá-las a trilhar esse caminho da maneira mais confortável possível.

Nesses anos todos, o que ficou claro pra mim é que quando a inovação traz consigo uma ideia de horizontalidade, propósito e pertencimento, a tecnologia acaba sendo mais bem vista pela equipe, como um símbolo de bons ventos e mudanças positivas.

E todo mundo sabe que mudar é difícil, mas mudar pra melhor é sempre mais gostoso.