A importância de mensagens consistentes e claras na hora de fazer acordos

A importância de mensagens consistentes e claras na hora de negociar acordos

Padronizar a comunicação sem torná-la engessada é um dos principais cuidados da sua frente de acordos.

Trabalhar com resolução de conflitos é, em si só, um grande desafio. A tarefa se torna ainda mais árdua quando os conflitos são resolvidos no “atacado”, com várias ações de uma só vez, no famoso contencioso em massa.

Uma das formas de ajudar a agilizar os trabalhos envolvidos em uma célula de acordos é a padronização dos trabalhos, que vão desde a confecção da peça processual até a comunicação feita com cada uma das partes contrárias.

Criar modelos padronizados pode parecer algo simples de se fazer – grosso modo, basta elaborar documentos e ir adequando conforme a situação – mas é preciso sempre lembrar que acordos e negociações pressupõem uma certa personalização e customização da peça processual e também da comunicação com cada cliente contencioso.

Com vários profissionais de diversos níveis – de advogados a estagiários – envolvidos nas células de fechamento de acordos, a padronização dos tipos de mensagens enviadas ajuda a garantir que a comunicação é a mais convidativa e eficiente para o fechamento dos acordos.

Padronizar para evitar errar

Escritórios de advocacia especializados no fechamento de acordos sabem que um dos maiores desafios do gerenciamento do trabalho da equipe de contencioso (que viabiliza os acordos) é controlar a produtividade e a qualidade do trabalho dos profissionais que compõem o grupo.

Por isso, criar padrões de comunicação – seja ela por email, WhatsApp, conversa telefônica, SMS ou email – minimiza o risco de que os profissionais enviem mensagens pouco eficientes, inadequadas ou inapropriadas. Como se trata de um trabalho massivo e repetitivo, é comum que o estresse e a estafa afetem a eficiência do trabalho e a produtividade da equipe, e contar com um banco de mensagens previamente pensadas para cada tipo de perfil de empresa e cada situação de acordo é um grande benefício. Assim, evita-se o re-trabalho da construção das mensagens para o convite de acordo e há melhora na produtividade ao agilizar o envio das mensagens para um grupo grande de partes contrárias.

Além de ajudar a padronizar a comunicação, documentos que funcionem como “modelos” de acordos e negociações ajudam a evitar más práticas de mercado que podem afetar negativamente a produtividade da sua célula de acordos. Atitudes como propostas de acordos de valores muito abaixo do razoável, por exemplo, podem apenas irritar a outra parte, desgastando a negociação e dificultando acordos. Sugiro sempre analisar qual o valor do ticket médio das condenações em casos similares e iniciar as negociações propondo a partir de 60% do valor médio das indenizações precedentes.

Boas práticas podem ser “modeladas” e padronizadas

Um dos principais receios dos profissionais em relação à padronização de comunicação tem a ver com a suposta construção de uma “conversa robótica”, automática, insensível. No entanto, minha percepção é que o grande desafio de padronizar esses documentos e mensagens é fazer isso abrindo espaço para que possam existir alterações e personalizações de acordo com cada caso tratado.

A customização é especialmente importante quando se fala de acordos judiciais indenizatórios, quando a empresa está no polo passivo da ação (o consumidor ou trabalhador processa a empresa). Nesses casos, estamos falando com uma pessoa que já teve problema com a empresa, potencialmente tentou outras vias e não obteve sucesso. Em situações como essa, a comunicação deve ser construída de forma a passar empatia, aumentando o engajamento da outra parte na negociação. Quando a pessoa que move o processo (o autor) não conta com o auxílio de um advogado, sendo ela mesma responsável por negociar o próprio acordo, o tom da comunicação deve ser ainda mais amigável – e menos “juridiquês” – para que ela possa compreender todo o processo, o que ajuda a chegar a um acordo com mais facilidade.

Dependendo do destinatário da comunicação – por exemplo, falando diretamente com advogados que representam os clientes do acordo – também é importante incluir dados como nome do autor e número do processo, nome da empresa, entre outros detalhes.

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Hoje existem ferramentas e plataformas que ajudam a manter a padronização de trabalhos da frente de acordos de escritórios de advocacia. Através da plataforma da Justto, por exemplo, é possível criar padrões de comunicação de email e SMS para cada tipo de caso, além de automatizar a negociação de acordos através de uma plataforma completamente digitalizada.

Se você ainda não conta com um fluxo de acordos contenciosos grande o suficiente ou se quer conhecer melhor como funciona a padronização de acordos de negociação, criamos um kit de padrão de negociação que você pode baixar e começar a usar agora!

O kit inclui modelos de email, mensagens SMS e Termos de Acordo que costuma ter mais engajamento e eficiência, de acordo com relatórios obtidos na nossa plataforma.

Dessa forma, você pode começar já a padronizar a sua comunicação e ter mais eficiência na sua célula de acordos. Caso tenha uma carteira contenciosa grande, ou tenha um alto volume de comunicações, pode ser interessante conhecer a nossa plataforma e entender como você pode ganhar velocidade e eficiência no seu cotidiano de contenciosos.

Na plataforma da Justto, além de acessar toda a base de modelos de comunicação mais eficientes para cada tipo de caso contencioso, você também poderá contar com relatórios e métricas que demonstram a taxa de sucesso de cada tipo de mensagem.

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