As melhores ferramentas online para advogados

A primeira lista de ferramentas online para advogados que fiz foi no final 2015, ainda no blog da Arbitranet. Naquela época, não se falava em Legaltechs ou Lawtechs e tecnologia era um bicho de 7 cabeças para a maioria dos advogados. Hoje, apesar de grande parte dos colegas advogados ainda terem uma certa dificuldade com tecnologia, o cenário mudou: a mídia já reconhece que tecnologia está mudando a atividade dos advogados e até uma associação de empresas de tecnologia jurídica foi constituída.

 

Assim, mesmo sem abrir mão de nossos valores e da personalidade inerente da nossa profissão, devemos nos atualizar e nos conectar cada vez mais com a tecnologia. Principalmente hoje, com a imersão da nossa vida no mundo online, não podemos deixar de modernizar nossa rotina no trabalho.

Sabendo que no dia a dia corrido que temos, seja dentro da empresa, para resolver os diversos “pepinos” que nos são entregues pelas outras equipes, ou no escritório, com múltiplos prazos para entregar contratos e petições complexas, resolvi fazer essa lista atualizada de ferramentas que fogem do óbvio e estão sendo usadas por diversas empresas.

Utilizamos todos os serviços relacionados abaixo diariamente e acredito que essa lista vai ajudar você a, não só facilitar o seu trabalho, mas, também, economizar muito tempo e dinheiro.

1 - Slack

Ferramenta de Comunicação

Quem pode se beneficiar mais: escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: É o fim da comunicação por e-mail dentro do seu escritório ou departamento jurídico. O Slack é um serviço de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. Enquanto o e-mail ainda é um excelente meio de comunicação com pessoas de fora da sua organização, o Slack simplifica e centraliza todas as comunicações possíveis.

Há várias formas de personalização. Por exemplo, sua equipe de contencioso ou contratos pode der um canal próprio. Ou o time que está trabalhando em um projeto específico pode ter outro canal, onde não só as conversas, mas os documentos ficam todos em um só lugar.

Veja o depoimento que achei em um site de tecnologia:

“O mais comum é deixar o papo interno por email, que todo mundo odeia, ou por algum serviço arbitrário de chat. Algumas empresas obrigam o uso de ferramentas internas que são geralmente odiadas pelos funcionários, seja por razões práticas ou simplesmente estéticas.

Ser obrigado a usar Slack é como ser obrigado a ganhar um aumento de salário; até hoje não achei alguém que se incomoda com isso. E quando todos da sua equipe se comunicam em um só lugar, buscar por um arquivo antigo é milhões de vezes mais fácil. Ainda mais com uma busca poderosa e com a possibilidade de adicionar uma estrela em mensagens e arquivos importantes, como no Gmail”.

O legal do Slack é que tem versão para celular e computador, ou seja, toda comunicação da empresa fica concentrada nele, que tem uma interface muito mais amigável do que qualquer ferramenta de e-mail e dispensa a utilização de qualquer aplicativo de chat não voltado para utilização no trabalho, como whatsapp, por exemplo.

Fora que o Slack integra com a maioria das ferramentas descritas abaixo e toda equipe consegue ter um hub centralizado de comunicação.

Aqui na JUSTTO, por exemplo, além da integração com Trello e Google Drive, temos até um robô (o JUSBOT) que integramos com nossa aplicação e puxa todas as informações do nosso sistema direto no Slack.

Contras: Por enquanto, não há versão em Português.

Valor: Gratuito. Há custo por usuário para ter histórico de mensagens e integrações externas ilimitadas.

2 - RD Station

Automação de E-mails e Gerenciamento de Redes Sociais

Quem pode se beneficiar mais: Escritório de advocacia de todos os portes

Por que usar: Se o Slack irá eliminar a troca de e-mails dentro do seu escritório, o RD Station irá simplificar os e-mails para fora dele. Quase todo escritório de advocacia tem alguma política de envio de e-mails para seus clientes e contatos, geralmente através de envio de newsletter. Mas, geralmente, os escritórios enviam a newsletter e a campanha de marketing por e-mail acaba por aí. Ou o escritório quer começar a enviar e-mails periodicamente, mas não sabe nem por onde começar.

O RD Station ajuda a criar campanhas, permite saber quantas pessoas da sua lista receberam o e-mail, quem abriu e leu, quem encaminhou para outras pessoas, etc. Ainda possibilita a personalização dos e-mails, elaboração de testes A/B (para saber qual conteúdo tem uma melhor receptividade) e programação de envio dos e-mails no horário que você achar mais conveniente. Você pode importar sua lista de contatos de sua fonte atual, ou de outro banco de dados, como o LinkedIn. Você pode integrar ao seu website e quando a pessoa se cadastra, o contato vai direto para sua lista de envio de e-mails, que você pode categorizar da forma que achar mais interessante.

O site tem à disposição vários modelos para a produção da sua campanha de e-mails, mas você pode produzir uma completamente nova a partir de formatos já existentes.

Além disso, permite, de uma vez só, publicar (do computador ou do celular), de forma muito fácil, qualquer coisa em todas as redes sociais ao mesmo tempo e ainda acompanhar as estatísticas de cada publicação. O legal é que ele programa a publicação para a melhor hora em cada rede social.

Contras: Um pouco caro para quem não tem um programa claro de marketing.

Valor: Planos que começam por R$329 /mês. Alternativas com planos gratuitos são Mailchimp e Buffer.

3 - Trello

Planejamento de Tudo

Quem pode se beneficiar mais: escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usarO Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos utilizado por milhares de pessoas para organizar tarefas de trabalho, lista de compras, planos de viagens e estudos. Em um ambiente jurídico, sua utilização pode ser variada, e a grande vantagem é a facilidade de visualização de toda equipe de tudo que cada um está fazendo. Por exemplo, toda a equipe pode fazer um “Board” (que são quadros onde se colocam as informações e listas dos usuários) com seus prazos (petições, contratos, diligências que estão elaborando) e toda a equipe terá uma visão ampla do que cada um está fazendo, podendo ajudar melhor os demais. O melhor de tudo: já há uma gama enorme de quadros de exemplo que podem ser utilizados pelos iniciantes.

Contras: Não há.

Valor: Com o plano gratuito você e sua equipe já podem, na maioria dos casos, aposentar quase tudo que usa para se planejar no dia-a-dia.

4 - Toggl

Controle de Horas e Atividades

Quem pode se beneficiar mais: Escritório de advocacia de todos os portes

Por que usarPrincipalmente escritórios que cobram por horas (o famoso Time-sheet), mas toda equipe que quiser controlar as atividades de seu time para otimizar tempo poderá se beneficiar dessa ferramenta. Ao contrário das ferramentas normais de controle de horas, o Toggl é acessível de qualquer lugar (tem até aplicativo para o celular) e controla desde sites que você está navegando de dentro do Google Chrome, como consegue comparar o que está tomando mais do seu tempo e da sua equipe através de gráficos. O programa pode até notificar sua equipe se eles não estiverem cadastrando suas atividades com a frequência necessária.

Contras: Por enquanto, só há versão em inglês.

Valor: Gratuito até 5 usuários.

5 - Google Forms

Pesquisas Online

Quem pode se beneficiar mais: Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: Você sabe como seus clientes avaliam seu trabalho? Quantos recomendariam você para outros clientes? Você sabe o que os outros departamentos da sua empresa esperam do seu trabalho? A ferramenta de formulários do Google permite você fazer pesquisas de todas as complexidades para qualquer pessoa, sejam clientes (atuais e potenciais) se você for de um escritório de advocacia ou, demais departamentos, se você for de uma empresa. Claro que o melhor de tudo não é só a facilidade de fazer as pesquisas, mas é possível controlar totalmente as respostas, quem respondeu, quando, etc.

Você pode criar uma pesquisa completamente nova, dando-lhe um título e escolhendo uma categoria, ou usar um modelo pronto. Oferece recursos para a personalização das pesquisas. É possível escolher temas e o que deve aparecer no questionário de forma intuitiva e muito fácil.

Contras: Não há.

Valor: Gratuito.

6 - Clicksign

Assinatura Eletrônica de Documentos

Quem pode se beneficiar mais: Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes

Por que usar: Qualquer instrumento jurídico requer assinatura e quando diversas partes têm que assinar o mesmo documento, isso pode virar uma dor de cabeça. A Clicksign simplificou muito a assinatura de documentos. Não é mais preciso: estar no mesmo lugar; enviar o documento por motoboy; digitalizar o documento cada vez que alguém tem que assinar; adquirir uma assinatura digital. Com a ferramenta da Clicksign você pode assinar qualquer contrato, sem qualquer complicação, com várias formas de verificação: E-mail, IP e CPF. Se for necessário, pode-se utilizar uma autenticação avançada por SMS, cartão de crédito, e-CPF e biometria. Tudo sem ter que levantar do computador, com um simples clique.

Contras: O valor pode ser um pouco elevado dependendo da quantidade de documentos.

Valor: O valor inicial é de R$ 25,00/mês para 5 documentos (aproximadamente 20 assinaturas). Mas o valor vária em razão do número médio de documentos assinados por mês.

E aí, a lista foi útil para você? Tem outras ferramentas online para advogados ou site que você gostaria que estivesse aqui? Comente abaixo!

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