6 hacks para melhorar os resultados do escritório de advocacia

Automação de acordos nos escritórios de advocacia: 6 hacks para ter mais resultados.

Organizar a execução da negociação de acordos de forma eficiente é um desafio para qualquer escritório. Ainda mais se estamos falando de um grande fluxo de demandas. Para sistematizar a frente de acordos da sua banca e garantir mais resultados para o cliente, uma boa solução é apostar na automação de acordos. Usando a tecnologia e as ferramentas certas, o advogado  pode monitorar toda a execução da negociação, avaliando resultados tanto para o cliente quanto para o próprio escritório.

Para saber como promover a automação de acordos e ter mais eficiência, vale a pena conferir 6 hacks que separamos!

1. Crie um workflow

Quando se trata de acordos, cada empresa conta com dinâmicas próprias. Para atender as especificidades de cada órgão, a frente de acordos do seu escritório deve contar com uma estrutura organizada que permita não apenas conhecer os prazos, mas principalmente todas as ações que são necessárias para a execução do acordo.

A mera criação de uma agenda e até o uso de alguns softwares jurídicos se mostram limitados para a organização dessas demandas. Por isso, uma boa dica é estruturar um workflow, ou “fluxo de trabalho”, usando ferramentas específicas.

A criação de um fluxo de trabalho é uma forma bastante eficaz para acompanhar e executar as atividades necessárias para cada acordo. Isso porque, através dessa estrutura, o advogado pode visualizar de forma simples e fácil, não só os prazos, mas todas as informações e dados que envolvem a conciliação.

2. Organize seu time

A maioria dos escritórios hoje conta com equipes que interagem em diferentes etapas de trabalho. Para organizar sua frente de acordos, além da criação de um bom workflow, é necessário contar com algumas informações básicas. Primeiramente, é necessário saber qual é o número de acordos executados pelo escritório. Também é preciso saber se o seu time conta com o número de profissionais certo para atender o seu atual fluxo de trabalho.

A vantagem de se ter um workflow bem organizado para a automação de acordos nos escritórios de advocacia, é que qualquer advogado pode ter as informações necessárias para a execução dos serviços jurídicos. Isso sem contar que este recurso facilita o atendimento de clientes com a máxima qualidade. Outra vantagem diz respeito à própria logística da equipe, já que um fluxo de trabalho permite dimensionar quantas pessoas serão necessárias para negociar e fechar um acordo, elaborar as minutas ou mesmo protocolar o documento.

Usar a tecnologia para organizar o seu workflow de trabalho é um investimento que facilita o dia a dia do escritório, além de promover o trabalho em equipe e melhorar o atendimento de forma global.

3. Padronize o trabalho

Depois de organizar o seu workflow e o time, a próxima etapa para garantir a eficiência na automação de acordos nos escritórios de advocacia é a padronização do trabalho. Para garantir a maior qualidade na frente de acordos do seu escritório, é possível padronizar algumas das atividades que envolvem a sua execução. Estruturar minutas de e-mail, mensagens de SMS, termos de acordo, relatórios e até a geração de boletos é uma boa dica. Isso sem mencionar que, oferecer organização e eficiência na prestação de serviços jurídicos melhoram a experiência do cliente.

Algumas dicas que auxiliam na padronização do trabalho da sua frente de acordo:

  1. Deixe preparado algumas estruturas de e-mail padrão e SMS que podem ser enviadas aos seus clientes;
  2. Alguns serviços já possibilitam o envio de mensagens simultâneas de SMS e gravação de ligações, facilitando assim a comunicação com o cliente;
  3. Prepare diferentes minutas de acordo que possam ser usadas pelo time, considerando sempre as particularidades de cada órgão/Judiciário na elaboração do documento;
  4. Utilize a assinatura eletrônica para poupar tempo e recursos com o recolhimento de assinaturas, sem prejudicar a validade jurídica de documentos;
  5. O fechamento do acordo envolve o pagamento de prestações pela parte contrária? Você pode facilitar a cobrança utilizando um sistema de boletos.

4. Meça a eficiência da sua frente de acordos

A frente de acordos do seu escritório de advocacia é, de fato, eficiente? Bom, você não saberá essa resposta se não medir. Para isso, colete dados básicos como: acordos ganhos e acordos perdidos, economia em relação à alçada máxima, satisfação do cliente com o fechamento do acordo, entre outros dados.

5. Gere relatórios para tomar melhores decisões

Depois de colher os dados, gere relatórios que permitam a visualização acerca da eficiência e dos resultados proporcionados ao cliente. Os relatórios também auxiliam no processo de tomada de decisões, principalmente com relação à melhorias de mudanças na sua frente de acordos.  Algumas ferramentas proporcionam essa funcionalidade com mais rapidez do que uma tradicional planilha. Considere o investimento.

6. Avalie a rentabilidade da sua frente de acordos

Vale a pena ter uma frente de acordos? Sua frente de acordos está realizando um trabalho lucrativo para o escritório? Além de coletar os dados sobre a execução dos acordos e o impacto deles para os seus clientes, verifique se se trata de uma área lucrativa para a sua banca e de que forma você pode aprimorá-la. Algumas ferramentas facilitam a coleta de dados e a geração desse tipo de relatório para o advogado.

Acordos bem executados podem trazer mais satisfação para o cliente e mais resultados para o escritório. Com as mudanças estruturais do Judiciário e o novo CPC, a frente de acordos tende a ganhar mais importância nos escritórios. Cabe ao advogado investir e melhorar seus serviços se quiser se destacar no mercado

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